Arbeitshilfen zum Öko-Audit in der öffentlichen Verwaltung

Das Bayerische Staatsministerium für Landesentwicklung und Umweltfragen hat in den Jahren 1996 bis 1997 ein Umweltmanagementsystem analog zu den Vorgaben der EG-Öko-Audit-Verordnung an seinem Standort eingeführt. Um die positiven Erkenntnisse und Erfahrungen daraus auf weitere Behörden zu übertragen, wurde seit Anfang 1999 am Landesamt für Wasserwirtschaft, an vier bayerischen Wasserwirtschaftsämtern sowie einer einzelnen Flussmeisterstelle ein Pilotprojekt zur Einführung eines Umweltmanagementsystems analog zur EG-Öko-Audit-Verordnung durchgeführt. Die dabei erstellten Unterlagen sollen interessierten Behörden der öffentlichen Verwaltung zur Unterstützung bei der Einführung eines Umweltmanagementsystems in ihrem Haus dienen.

Die unten aufgeführten Themen orientieren sich an den Bausteinen der EG-Öko-Audit-Verordnung und sind mit den jeweils verfügbaren Dokumenten hinterlegt. Diese Dokumente sind Musterunterlagen, die im Pilotprojekt "Öko-Audit in der Wasserwirtschaft" erarbeitetet wurden. Die Dokumente erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ämtern, die sich mit der Einführung eines Umweltmanagementsystems beschäftigen, können sie als Hilfsdokumente für ihre Arbeit dienen. Dabei ist es allerdings grundsätzlich notwendig, die Inhalte umzuschreiben und auf die Verhältnisse in der jeweiligen Behörde anzupassen.

Auch sind verschiedene Musterchecklisten, Musterformblättter etc. abrufbar, die als Arbeitsunterstützung z.B. bei der Erhebung von Daten oder der Durchführung interner Audits verwendet werden können.

Zu den jedem Thema zugeordneten Unterlagen, die zum besseren Herunterladen mit dem Zip-Programm Winzip zu einem Paket komprimiert wurden, gehört auch eine Zusammenfassung der relevanten Passagen aus der EG-Öko-Audit-Verordnung sowie eine Powerpoint-Präsentation mit Hinweisen und Tipps. Die Passagen der Verordnung ermöglichen durch die themenweise Darstellung einen raschen Überblick über die Schwerpunkte der EG-Öko-Audit-Verordnung (engl. EMAS = Eco-Management-and-Audit-Scheme).

Zum Öffnen und Bearbeiten der Dateien benötigen Sie das Programm Winzip und MS-Office 95 oder höher.

Grundlagen Öko-Audit, Kurzleitfaden durch das Öko-Audit, Liste der Ansprechpartner

Zum raschen Einstieg in das Thema wurde der Kurzleitfaden für die EG-Öko-Audit-Verordnung erstellt. Er bringt Neueinsteigern die Vorgehensweise bei der Durchführung eines Öko-Audits näher und nennt praktische Tipps. Zur Klärung offener Fragen kann eine Liste abgerufen werden, die Ansprechpersonen aus dem Pilotprojekt "Öko-Audit in der Wasserwirtschaft" benennt. Desweiteren kann man sich über die Entstehung des Projekts sowie die Grundlagen eines Öko-Audits in einer Powerpoint-Präsentation und in einer PDF-Posterausstellung informieren.

Umweltleitlinien

Die Umweltpolitik bzw. Umweltleitlinien stellen die umweltbezogenen Gesamtziele und Handlungsgrundsätze eines Unternehmens bzw. einer Behörde dar, einschließlich der Verpflichtung zur Einhaltung aller einschlägigen Umweltvorschriften. Sie orientieren sich an den in Anhang I D der Verordnung genannten "Guten Managementpraktiken".

Die anhängenden Muster-Umweltleitlinien aus der Wasserwirtschaft sollen hierfür als Beispiel dienen.

Umweltprüfung / Umweltbetriebsprüfung / interne Audits

Die EG-Öko-Audit-Verordung schreibt vor, eine erste umfassende Untersuchung der umweltbezogenen Fragestellungen, Auswirkungen und des betrieblichen Umweltschutzes im Zusammenhang mit der Tätigkeit an einem Standort vorzunehmen. Dazu ist es nötig, alle Bereiche einer Behörde nach Umweltgesichtspunkten zu durchleuchten und Daten zu sammeln (z.B. Energie, Abfall, Wasser, etc.) Diese Daten werden in einem Umweltkontenrahmen zusammengefasst und in einer Umweltbilanz nach eingehenden (Input) und ausgehenden (Output) Stoffen gegliedert. Mit Hilfe der ermittelten Daten werden Kennzahlen gebildet, wobei den Zahlen geeignete Bezugsgrößen zugeordnet werden, um sie somit vergleichbar machen zu können (z.B. mit anderen Ämtern oder mit Daten aus den Vorjahren).

Diese Erfassung der Daten sowie eine systematische, dokumentierte, regelmäßige und objektive Bewertung der Leistung der Organisation, des Managements und der Abläufe werden in der Umweltbetriebsprüfung bzw. den internen Audits vorgenommen. Dabei wird von fachlich qualifizierten, von der geprüften Tätigkeit unabhängigen, organisationsinternen oder -fremden Betriebsprüfern bzw. Auditoren ermittelt, ob die Behörde die geltenden Normen einhält und das bestehende Managementsystem zur Bewältigung der umweltorientierten Aufgaben wirksam und geeignet ist.

Umweltprogramm

Die aus der Datenerhebung und der Kennzahlenbildung gewonnenen Erkenntnisse über umweltrelevante Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb der Behörde werden im Umweltprogramm fixiert. Dazu steckt sich die Behörde Umweltziele (z.B. Reduzierung des Energiebedarfs um x %), die mit Hilfe konkreter Maßnahmen (z.B. Verbesserung der Wärmedämmung des Gebäudes) umgesetzt werden sollen. Dabei müssen Ziele in allen umweltrelevanten Bereichen benannt sein, die Maßnahmen zur Erreichung aufgeführt, Termine zur Umsetzung gesetzt und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Im internen Umweltprogramm der Behörde müssen auch die notwendigen finanziellen Mittel genannt werden.

Umweltmanagementhandbuch

Zur umfassenden Dokumentation aller Abläufe, Unterlagen, Zuständigkeiten etc. im Umweltmanagementsystem empfiehlt es sich, ein Umweltmanagementhandbuch anzulegen, aus dem die Festlegungen ersichtlich sind. Anbei findet sich ein in 24 Kapitel gegliedertes Musterhandbuch, welches das Umweltmanagementsystem eines Wasserwirtschaftsamtes beschreibt und einen Vorschlag zur Gestaltung eines Handbuchs darstellt. Die einzelnen Kapitel müssen natürlich umgestaltet und der Situation des jeweiligen Amtes angepasst werden. Auch können Gliederung und Struktur des Handbuchs beliebig verändert werden.

Umwelterklärungen

Die Verordnung schreibt vor, im Rahmen des Öko-Audits nach der 1. Umweltprüfung sowie nach jeder Umweltbetriebsprüfung eine an die Öffentlichkeit gerichtete Umwelterklärung zu verfassen. Als Beispiel werden die Erklärungen der am Pilotprojekt beteiligten Behörden aus der Wasserwirtschaft gezeigt.